Müşteri ziyaretlerini takvimde planlamak: yol dahil

Yayın: 14 Ekim 2026

Salı sabahı takviminizde dört müşteri var: 09.30'da Ümraniye, 11.00'de Kozyatağı, 14.00'te İkitelli, 16.00'da Maslak. Takvim dördünü de rahatça sığdırıyor; aralarında boşluk bile var. Akşam eve döndüğünüzde ise ikisine geç kalmış, birini kapıda telefonla ertelemiş olabilirsiniz. Takvim ziyaretleri gösterir, aradaki yolu göstermez.

Bu rehber, günde birden fazla adrese gidenler için: satış temsilcileri, saha mühendisleri, emlak danışmanları, ilaç temsilcileri, eğitim vermeye giden eğitmenler. Amaç, ertesi günün ziyaretlerini yolları da içeren ve gerçekten yetişebileceğiniz bir sırayla Google Takvim™'e koymak.

Ziyaret, toplantıdan uzun sürer

Müşteriyle görüşmeniz kırk beş dakika sürecek olabilir. Ziyaretiniz sürmez. Bir plazadaki ofise gidiyorsanız önce otopark: bariyer, boş yer aramak için inilen katlar. Sonra güvenlik: kimlik bırakılır, misafir kartı alınır, müşteriniz aşağı haber verilir. Asansör sırası, resepsiyonda bekleme. Çıkışta aynısı tersten. Bir organize sanayi bölgesindeki fabrikaya gidiyorsanız işin bir kısmı adresi bulmaktır: aynı caddede yüzlerce firma, sırayla gitmeyen numaralar, kapıdaki güvenliğin "arka kapıdan girin" demesi.

Kırk beş dakikalık görüşme, kapıdan kapıya bir buçuk saat tutar. Takvimdeki etkinliği görüşmenin kendisi kadar bırakın; müşteri de davette onu görür. Ama kendi gününüzü kurarken giriş ve çıkış için pay bırakın. Yeni bir müşteriye ilk kez gidiyorsanız bu payı biraz cömert tutun; ikinci gidişte nereye park edeceğinizi bilirsiniz.

Ziyaretleri bölgeye göre gruplayın

Gününüzü en çok yolda kaybettiren şey, kötü sıralanmış ziyaretlerdir. İstanbul'da Ümraniye'den İkitelli'ye, sonra yeniden Kozyatağı'na giden bir gün köprüyü üç kez geçer. Aynı dört ziyaret, Anadolu yakasındakiler bir güne, Avrupa yakasındakiler başka bir güne toplanınca köprü günde bir kez geçilir, ya da hiç geçilmez.

Basit bir düzen:

1. Haftayı bölgelere bölün. Örneğin salı ve perşembe Anadolu yakası, çarşamba Avrupa yakası. Ankara'da OSTİM ve Sincan tarafı bir gün, Çankaya içi başka bir gün.
2. Müşteriye saat değil gün önerin. "Perşembe sizin taraftayım, 10.00 mı 14.00 mı uyar?" Bu tek cümle, haftanızın düzenini korur.
3. Günün sırasını haritada kurun. Google Haritalar™'da yol tarifine hedef dahil dokuz durağa kadar ekleyebilirsiniz; ziyaretleri sırayla yazın, toplam süreye bakın, durakları sürükleyip bir iki sıra deneyin.

Haritanın çoklu durağı sırayı sizin için en iyi hale getirmez; siz hangi sırayı yazdıysanız onu çizer. Bu yüzden iki şeye bakın: en uzak ziyareti günün başına mı sonuna mı koyduğunuz, ve öğle saatinde hangi yolun boş olduğu.

Her ziyaretin konum alanını doldurun

Müşteri ziyaretinde konum alanı, takvimdeki en işe yarar alandır. Ama oraya "ABC Lojistik" yazmak yetmez. Haritaların tanıdığı bir adres yazın: cadde, numara, ilçe. Bir sanayi sitesindeyseniz Google Haritalar™'da firmanın işaretini bulun ve adresi oradan kopyalayın. Kat, blok, "B kapısından girin" gibi bilgileri konuma değil, etkinliğin açıklamasına yazın.

Böyle doldurulmuş bir konum üç işe yarar: telefonda tek dokunuşla navigasyonu açar, ziyareti devralan bir iş arkadaşınız adresi orada bulur, ve yol süresini hesaplayan her araç (Google'ın harita önizlemesi de, DOFOTT da) doğru yeri bilir. Konum alanının neden takvimin en çok boş bırakılan ama en çok iş gören alanı olduğu ayrı bir yazının konusu: Yolu biliyorsunuz. Peki takviminiz biliyor mu?

Yolu takvime koymak: elle ve otomatik

Elle. Google Takvim™'in bilgisayardaki harita önizlemesi, bir etkinliğin konumundan yol tarifi alıp toplantının önüne yolu kapsayan bir etkinlik açar. Adımları Google Takvim'e yol süresi ekleme rehberinde. Ziyaretler arasında kullanırken bir şeye dikkat edin: başlangıç noktası olarak evinizi değil, bir önceki ziyaretin adresini yazın. Dört ziyaretli bir gün, dönüşle birlikte beş yol etkinliği demek; her biri ayrı ayrı.

Otomatik. DOFOTT bu yol etkinliklerini sizin yerinize yazar. Google Takvim™'inizi bağlar, ev adresinizi yazarsınız; isterseniz iş adresinizi ve mesai saatlerinizi de. Konumu olan her ziyaretin önüne ve arkasına bir yol bloğu gelir ve bloklar zincir gibi bağlanır:

• Günün ilk ziyareti evinizden ölçülür; mesai saatindeyse ve iş adresi girdiyseniz ofisten.
• İki ziyaret arasında eve ya da ofise dönüp orada en az on beş dakika kalacak vaktiniz yoksa yol, doğrudan bir önceki ziyaretin adresinden ölçülür. Kozyatağı'ndaki ziyaretin yolu Ümraniye'den başlar. Bu "Akıllı yol" ayarıdır ve açık gelir.
• Zincirlenen ziyaretin arkasına eve dönüş bloğu yazılmaz; çünkü eve değil, bir sonraki müşteriye gidiyorsunuz.
• Günün son ziyaretinden eve ya da ofise dönüş ayrı bir bloktur.

İki ziyaret arasında üç saatten fazla varsa DOFOTT öncekinden ölçmez; aradaki zamanda başka bir yere gittiğinizi varsayar ve yolu evden ya da işten hesaplar. Bir yolculuk üç saatten uzun sürecekse blok hiç yazılmaz; o kadar uzak bir yere büyük ihtimalle uçakla gidiyorsunuzdur ve yanlış bir blok hiç olmamasından kötüdür.

Ulaşım şeklinizi bir kez seçersiniz: araba, toplu taşıma, yürüyüş ya da bisiklet. Bir ziyarete o gün Marmaray'la gidecekseniz, bloğun içindeki bağlantıdan yalnızca o yolculuğun ulaşım şeklini değiştirirsiniz.

Trafik değişince ne olur

Yol bloğu, o gün o saatte yolun genelde ne kadar sürdüğünü söyler. Ziyaretin olduğu gün sıradan bir gün değilse, örneğin TEM'de kaza varsa, bu süre yetmez.

Elle yöntemde bunun tek karşılığı, çıkmadan önce haritaya bakmaktır. Çoğumuz bunu bir ziyaretten çıkıp arabaya bindiğimizde yaparız; yani geç kaldığımızı öğrendiğimizde.

DOFOTT arabayla gidilen yollarda bunu kendisi yapar. Çıkmanıza yaklaşık bir buçuk saat ve yarım saat kala bugünün trafiğini yeniden sorar. Yol beş dakika ya da daha fazla uzadıysa bloğu öne alır ve başlığa "16 dk erken çıkın" gibi bir not ekler. Telefonunuzun hatırlatması bloğun başlangıcına bağlı olduğu için hatırlatma da öne kayar; ayrıca bir bildirim, bir uygulama yoktur. Nasıl çalıştığı yol bloklarını canlı tutmak yazısında. Toplu taşıma, yürüyüş ve bisiklet yolculuklarında bu yeniden kontrol yok.

Gecikirseniz müşteriye haber verin

En iyi plan da bazen tutmaz. Geç kalacağınızı fark ettiğiniz an, müşteriye haber vermenin en kolay olduğu andır; ama o an çoğu zaman direksiyondasınız. Önceden yapılabilecek birkaç şey:

• Davette müşteri tarafındaki kişinin telefonu olsun. Etkinliğin açıklamasına adını ve numarasını yazın. Geç kaldığınız anda e-postasını aramazsınız.
• Ziyareti onaylarken söyleyin. "Trafik yüzünden gecikirsem bu numaradan yazarım." Söylenmiş bir cümle, on dakikalık gecikmeyi sorun olmaktan çıkarır.
• Telefonunuzda hazır bir mesaj tutun. "Yoldayım, yaklaşık X dakika gecikeceğim, kusura bakmayın." Kırmızı ışıkta göndermek için.

DOFOTT bunu yapmaz. Müşterinize mesaj atmaz, onların takvimine bir şey yazmaz; yol blokları yalnızca sizin takviminizdedir ve özel olarak yazılır. Size erken çıkmanızı söyler; geç kaldığınızda haber vermek size kalır.

Ekipler için

Sahaya çıkan bir ekibin yöneticisi, ekibin takvimlerine bakıp kimin ne zaman müsait olduğunu görür. Yol blokları yoksa gördüğü yanlıştır: bir temsilcinin 11.00'de bitip 11.30'da başlayan iki ziyareti arasındaki yarım saat, ona boş görünür ve oraya bir ekip toplantısı konur. Yolda olduğunuz saatin takviminize bakan herkese nasıl dolu ve ayrıntısız görüneceği ayrı bir rehberde.

Ekipteki herkes DOFOTT kullanınca yol herkesin takviminde olur. Bloklar özel etkinlik olarak yazılır: takvime bakan iş arkadaşlarınız yolda olduğunuzu "meşgul" olarak görür, nereden nereye gittiğinizi görmez. Böylece kimse yetişemeyeceğiniz bir saate toplantı koymaz. Bunu bir ekiple birlikte denemek istiyorsanız ekipler sayfasında pilot için başvurabilirsiniz.

Müşteri ziyaretleri arasına ne kadar yol süresi koymalıyım?

Google Haritalar™'ın o saat için verdiği süre, artı park etmek, güvenlikten geçmek ve doğru katı bulmak için on, on beş dakika. Sabit bir sayı yok; yeni bir müşteriye ilk gidişte payı cömert tutun.

Google Takvim ziyaretler arasındaki yolu kendisi hesaplar mı?

Hayır. Bilgisayarda harita önizlemesinden her ziyaret için tek tek yol ekleyebilirsiniz, ama Google Takvim™ ziyaretleri birbirine bağlamaz, dönüşü de eklemez. DOFOTT her ziyaretin önüne ve arkasına blok yazar; doğrudan bir sonrakine gidiyorsanız yolu bir önceki ziyaretten ölçer.

Ekibimin müşteri ziyaretlerini ve yollarını tek takvimde nasıl görürüm?

Herkes Google Takvim™'ini sizinle paylaşır, siz de "Diğer takvimler"e eklersiniz. Ekipte herkes DOFOTT kullanınca yollar bu takvimlerde meşgul görünür; kimin nereye gittiği görünmez.

Trafik değişirse takvimdeki yol süresi güncellenir mi?

Elle eklenen yol güncellenmez. DOFOTT arabayla gidilen yollarda çıkmanıza yaklaşık 90 ve 35 dakika kala trafiğe yeniden bakar; yol beş dakika ya da daha fazla uzadıysa bloğu öne alır.

Google Takvim™ ve Google Haritalar™, Google LLC'nin ticari markalarıdır.